Khi đã đến thời hạn phải cày xới công việc, hoàn thành công việc như thời gian đã định, bạn sẽ quyết định về việc cần làm như thế nào?
Như tôi đã nói, câu trả lời đơn giản là hãy tin tưởng vào trái tim của bạn. Hoặc là tinh thần của bạn. Hoặc nếu bạn bị dị ứng với những từ trên, hãy thử dùng những từ sau: cái bụng của bạn, trực giác của bạn.
Điều này không có nghĩa là bạn để cuộc sống của bạn bay theo chiều gió − dĩ nhiên trừ khi nó như vậy. Quả thực, chính tôi đã có lần đi vào con đường đó. Tôi có thể chứng thực rằng những bài học đó có giá trị nếu không muốn nói là cần thiết .
Như đã trình bày sơ bộ ở:
• Mô hình bốn tiêu chí lựa chọn các hành động trong chốc lát
• Mô hình ba kiểu mẫu đánh giá công việc hàng ngày
• Mô hình sáu cấp độ tổng kết công việc của bạn
Những mô hình này được trình bày theo tiêu chí quan trọng từ thấp đến cao. Để phù hợp với tính chất của phương pháp tôi đã trình bày trong cuốn sách Hoàn thành mọi việc - Không hề khó, tôi cảm thấy hữu ích khi làm việc từ dưới lên, có nghĩa là tôi bắt đầu từ những thứ lặt vặt nhất.
Mô hình bốn tiêu chí lựa chọn các hành động trong chốc lát
Hãy nhớ rằng bạn đưa ra những lựa chọn hành động dựa trên bốn tiêu chí sau, theo thứ tự:
1. Bối cảnh
2. Thời gian cho phép
3. Năng lượng có sẵn
4. Ưu tiên
Hãy xem xét lần lượt từng tiêu chí nói trên theo cách bạn có thể xây dựng kết cấu hệ thống và hành vi cư xử tốt nhất nhằm tận dụng tối đa tính năng động của nó.
Bối cảnh
Tại bất cứ thời điểm nào, điều đầu tiên cần phải xem xét là bạn có thể làm được gì tại nơi bạn đang ở với những công cụ hiện có? Bạn có điện thoại không? Bạn có thể tiếp cận được với người mà bạn cần phải nói chuyện trực tiếp về ba vấn đề trong lịch làm việc của bạn không? Bạn có đang ở trong cửa hàng, nơi bạn cần mua một vài thứ không? Nếu bạn không thể thực hiện hành động vì bạn không ở vị trí phù hợp hoặc không có công cụ phù hợp thì cũng đừng quá lo lắng.
Như tôi đã nói, bạn luôn phải tổ chức các phương tiện nhắc việc theo bối cảnh – “Các cuộc điện thoại”, “Ở nhà” “Làm việc với máy tính” “Các việc vặt” “Chương trình làm việc với Joe”, “Chương trình cho cuộc họp nhân viên”,... Vì bối cảnh là tiêu chí đầu tiên xuất hiện trong lựa chọn hành động của bạn, những danh sách được sắp xếp theo bối cảnh sẽ giúp bạn không phải xem xét lại cần phải làm gì. Nếu bạn có hàng đống việc cần phải làm trong danh sách những việc phải làm, nhưng bạn thật sự không thể làm nhiều việc trong cùng một bối cảnh, bạn buộc phải xem xét lại tất cả những việc đó.
Nếu bạn bị kẹt trong một vụ tắc nghẽn giao thông và hành động duy nhất bạn có thể thực hiện được là gọi điện thoại, bạn sẽ chỉ muốn lấy ra danh sách “Các cuộc điện thoại”. Danh sách các công việc của bạn được lấy ra hay gấp lại tùy thuộc vào việc bạn có thể thực hiện việc gì trong thời điểm xác định đó.
Lợi ích thực tế thứ hai từ việc sắp xếp tất cả công việc của bạn dựa trên yêu cầu của bối cảnh là: tự nó thúc đẩy bạn ra các quyết định quan trọng về những hành động tiếp theo đối với các nguồn dữ liệu. Tất cả các danh sách công việc của tôi đều được thiết lập theo cách này, do đó, tôi có thể quyết định ngay những hành động tiếp theo trước khi xác định danh sách nào có thể chứa các hạng mục công việc (công việc này có phải sử dụng máy tính không? điện thoại? hay lưu trữ vào kho?).
Tôi thường khuyến khích các khách hàng tự sắp xếp các nhóm danh sách của họ trước khi xử lý giỏ thông tin, bởi điều đó tự động tạo ra nền tảng cho các dự án của họ để tăng tốc với những công việc thực tế cần hoàn thành.
Thời gian cho phép
Nhân tố thứ hai trong lựa chọn hành động là bạn có bao nhiêu thời gian trước khi phải làm việc khác. Nếu cuộc họp sẽ tiến hành trong 10 phút nữa, bạn có thể lựa chọn thực hiện một hành động ngay lập tức thay vì lựa chọn một hành động phải mất hai tiếng mới giải quyết được.
Tất cả chúng ta đều có những lúc suy nghĩ rất hiệu quả và những lúc không nên nghĩ gì.
--Daniel Cohen
Rõ ràng, việc bạn biết mình có bao nhiêu thời gian là ý tưởng hay vì nhờ đó, bạn có thể đặt trọng tâm cho lịch làm việc và theo dõi. Một bản đánh giá tóm tắt phương tiện nhắc toàn bộ tiến trình công việc sẽ cho bạn lượng thông tin tối đa về thứ bạn cần cũng như tạo điều kiện dễ dàng cho việc kết hợp các hành động với những viễn cảnh bạn có được. Nói cách khác, nếu bạn có 10 phút trước khi cuộc họp tiếp theo bắt đầu, hãy lựa chọn hành động cần 10 phút thực hiện. Nếu danh sách của bạn chỉ có những vấn đề “quan trọng”, “to lớn” trong số các dự án cần thực hiện, thì bạn không có bất cứ một việc gì để xử lý trong vòng 10 phút đó. Còn nếu bạn thật sự muốn thực hiện các công việc cần ít thời gian bằng mọi cách, tốt nhất là bạn hãy tận dụng những khoảng thời “gian ít ỏi” này trong ngày.
Năng lượng có sẵn
Bạn có thể tăng năng lượng của mình lên một mức nào đó bằng cách thay đổi bối cảnh và chuyển hướng trọng tâm, bạn có thể làm như vậy nhiều lần. Những phút cuối ngày bị chiếm nốt bởi phiên họp lập kế hoạch ngân sách kéo dài lê thê có thể không phải là thời điểm thích hợp gọi điện cho một khách hàng tiềm năng hay soạn thảo cơ chế đánh giá khả năng làm việc của nhân viên. Có lẽ khi đó, tốt hơn là gọi cho hãng hàng không để thay đổi vé đặt, xử lý một số hóa đơn chi tiêu hay xem qua một cuốn tạp chí chuyên ngành thương mại.
Việc có được sự lựa chọn các công việc tiếp theo sẵn có cho phép bạn tận dụng các khoảng thời gian, biết được mọi thứ bạn cần xử lý và thực hiện tại một thời điểm nào đó, cho phép bạn kết hợp các hoạt động hiệu quả với sức lực của mình.
Tôi khuyên các bạn nên thường xuyên có một bản kiểm kê tóm tắt những công việc phải thực hiện đòi hỏi trí thông minh và sự sáng tạo rất ít. Khi bạn đang ở trong trạng thái năng lượng thấp, hãy làm những việc này. Đọc các bài tạp chí, bài báo, catalog, cập nhật địa chỉ/số điện thoại vào máy tính, dọn dẹp hồ sơ, sao lưu các tài liệu trong máy tính xách tay hay chỉ tưới cây và cất cái dập ghim − dù sao cũng có hàng nghìn việc bạn phải mất một chút thời gian xử lý.
Đây là một lý do hay nhất để có những giới hạn rõ ràng trong hệ thống quản lý cá nhân của bạn: việc tiếp tục thực hiện các hoạt động cần năng lượng thấp luôn dễ dàng hơn khi bạn không ở trong trạng thái năng lượng đỉnh cao. Nếu bạn trong trạng thái năng lượng thấp và tài liệu thì bị xáo trộn, những tờ hóa đơn rải khắp mọi nơi, hệ thống hồ sơ là một mớ hỗn độn và giỏ thông tin đầu vào không hoạt động đúng chức năng, thì dường như có quá nhiều việc để làm và tổ chức các nhiệm vụ trước mắt; vì vậy đơn giản là bạn tránh không làm việc gì và sau đó, thậm chí bạn còn cảm thấy tồi tệ hơn. Cách tốt nhất để tăng năng lượng là đóng lại một số nút thòng lọng để mở của bạn. Hãy luôn đảm bảo rằng có một số nút thòng lọng dễ xử lý để thực hiện ngay lập tức.
Ba tiêu chí đầu tiên trong việc lựa chọn hành động (bối cảnh, thời gian cho phép, và năng lượng có sẵn) cho thấy sự cần thiết phải có một hệ thống nhắc công việc tiếp theo hoàn chỉnh. Đôi khi bạn không thể ở trong trạng thái để thực hiện công việc suy nghĩ; nó cần phải được thực hiện rồi. Nếu nó đã được thực hiện, bạn có thể vận hành “trong khu vực của mình” nhiều hơn và lựa chọn từ các hành động đã được phác thảo đó cho phù hợp với tình hình.
Sự ưu tiên
Với bối cảnh, thời gian, năng lượng bạn có, tiêu chí rõ ràng tiếp theo trong việc lựa chọn hành động là sự ưu tiên tương đối: “Trong các lựa chọn còn lại của tôi, đâu là cái quan trọng nhất mà tôi phải thực hiện?”
“Làm thế nào tôi có thể đưa ra các quyết định ưu tiên?” là câu hỏi tôi thường nghe từ những người làm việc cùng tôi. Nó xuất phát từ việc họ có nhiều vấn đề cần giải quyết hơn là họ có thể dễ dàng xử lý. Họ biết phải đưa ra các quyết định khó khăn và có thể có những điều không được thực hiện.
Vào cuối ngày, để có thể thoải mái với những điều chưa thực hiện được, bạn phải đưa ra những quyết định tỉnh táo về trách nhiệm, mục đích và giá trị của bạn. Tiến trình đó bao giờ cũng bao gồm sự tương tác phức tạp giữa mục đích, giá trị và định hướng trong tổ chức của bạn và của những người quan trọng trong cuộc đời bạn, cũng như tầm quan trọng của các mối quan hệ này với bạn.
Mô hình ba lớp đánh giá công việc hàng ngày
Việc đặt ra các ưu tiên giả định cho một việc nào đó quan trọng hơn những việc khác, nhưng sự quan trọng liên quan đến cái gì? Trong hoàn cảnh này, câu trả lời là “với công việc của bạn” − điều đó có nghĩa là công việc mà bạn đã chấp nhận từ mình và/hoặc từ người khác. Đây chính là nơi hai mô hình cơ cấu tổ chức tiếp theo cần phải được đưa ra và ghi nhận trong đầu bạn. Chúng xác định công việc của bạn. Phải nhớ rằng, phần lớn các vấn đề đề cập trong phương pháp này sẽ nằm trong khu vực trọng tâm chuyên môn của bạn, tôi sử dụng từ “công việc” theo nghĩa rộng, cho tất cả những thứ bạn cam kết thực hiện, về mặt cá nhân hay chuyên môn.
Ngày nay, bản thân công việc hàng ngày đã là một thách thức tương đối mới đối với hầu hết các chuyên gia, một vài thứ rất hữu ích khi chúng ta cố gắng xây dựng những hệ thống hiệu quả nhất. Như tôi giải thích trước đây, trong quá trình một ngày làm việc, tại bất kỳ thời điểm nào, bạn sẽ tham gia một trong ba loại hình hoạt động sau:
• Thực hiện những việc xác định trước
• Thực hiện những việc nảy sinh
• Xác định công việc
Bạn có thể thực hiện những công việc trong danh sách công việc, thực hiện những việc nảy sinh hay xử lý các thông tin đầu vào để xác định công việc nào cần được thực hiện, cả hiện tại lẫn sau này, từ danh sách của bạn.
Điều này hết sức bình thường. Nhưng nhiều người lại dễ dàng làm cho mình bị kẹt trong loại công việc thứ hai − thực hiện những việc phát sinh bất thường − khiến cho hai loại công việc kia bị trượt dốc rất nguy hiểm.
Giả sử bây giờ là 10 giờ 26 phút sáng thứ hai và bạn đang ở trong văn phòng. Bạn vừa kết thúc một cuộc điện thoại không hẹn trước kéo dài 30 phút với một khách hàng tiềm năng. Bạn vội ghi lại những vấn đề được thảo luận trong cuộc đàm thoại vào ba tờ giấy. Bạn có một cuộc họp đã định trước với nhân viên vào lúc 11 giờ, tức là còn khoảng nửa tiếng nữa. Tối hôm qua, bạn gặp bố mẹ vợ (chồng) và lúc này bạn vẫn còn một số suy nghĩ về những điều xảy ra tối qua (bạn nói với bố vợ (chồng) rằng bạn sẽ nói chuyện lại với ông về… vấn đề gì nhỉ?). Người trợ lý đã đặt trước mặt bạn sáu tin nhắn qua điện thoại. Bạn có một phiên họp lập kế hoạch chiến lược sẽ tiến hành trong hai ngày tới nhưng bạn chưa hề xây dựng ý tưởng cho nó. Chiếc đèn báo dầu trong xe của bạn bật sáng khi bạn lái xe đi làm sáng nay. Cũng sáng nay, khi bạn đi qua sếp ở hội trường, bà ấy nhắc bạn là bà ấy muốn biết ý kiến của bạn về bản ghi nhớ (bà ấy gửi qua email cho bạn hôm qua) vào trước cuộc họp chiều nay lúc 3 giờ.
Liệu hệ thống của bạn có được thiết lập để hỗ trợ tối đa cho việc giải quyết những vấn đề thực tế trên vào lúc 10 giờ 26 phút sáng thứ hai? Nếu bạn vẫn còn giữ các việc trong đầu và nếu bạn cố gắng “tóm” lấy những thứ quan trọng nhất trong danh sách của bạn, thì câu trả lời là “không”.
Tôi nhận thấy, mọi người thoải mái hơn khi giải quyết những việc bất ngờ và khủng hoảng hơn là kiểm soát việc xử lý, tổ chức, tổng kết phần công việc trong danh sách. Bạn rất dễ bị sa vào trạng thái “bận rộn” hay “khẩn cấp”, nhất là khi bạn có rất nhiều công việc chưa được xử lý và hầu như không kiểm soát được trên bàn làm việc, trong hòm thư điện tử và trong đầu bạn.
Trên thực tế, trong công việc và cuộc sống của chúng ta xuất hiện nhiều việc tình cờ và thường trở thành việc ưu tiên. Điều đó đúng với hầu hết các chuyên gia vì bản chất công việc yêu cầu họ phải luôn sẵn sàng giải quyết những công việc mới xuất hiện ở nhiều dạng thức khác nhau. Ví dụ, bạn cần để ý đến sếp của bạn khi ông ta muốn gặp bạn vài phút. Bạn nhận được một yêu cầu từ một giám đốc điều hành cao cấp và yêu cầu đó bỗng nhiên chiếm chỗ của bất kỳ công việc nào bạn nghĩ sẽ phải làm ngày hôm nay. Hoặc ví dụ khác, bạn nhận thấy một sai lầm nghiêm trọng trong việc hoàn thành đơn đặt hàng của một khách hàng lớn, bạn phải xem xét lại nó ngay lập tức.
Tất cả những lý do này đều có thể hiểu được. Nhưng cảm giác lo lắng sẽ ngày càng tăng khi những công việc khác trong danh sách của bạn không được chính bạn hay bạn và những người khác xem xét và thảo luận lại. Việc thường xuyên không làm những việc đã xác định trong danh sách có thể dung thứ được chỉ khi bạn biết được những điều mình không làm. Nó yêu cầu xử lý thường xuyên giỏ thông tin đầu vào của bạn (xác định công việc) và xem xét nhất quán toàn bộ danh sách công việc bạn đã định trước.
Nếu việc thực hiện những công việc mới nảy sinh thay cho thực hiện những việc bạn đã định sẵn là một lựa chọn tỉnh táo, dựa vào những đòi hỏi tốt nhất của bạn, thì bạn hãy thực hiện công việc đó theo cách tốt nhất có thể. Tuy nhiên, hầu hết mọi người sẽ muốn làm theo những cách thức mà họ quản lý và thảo luận lại với toàn bộ bản tóm tắt các dự án và công việc cần thực hiện. Nếu bạn theo đuổi những việc cấp thiết trong chốc lát, mà không cảm thấy thoải mái với những việc bạn chưa thực hiện, thì kết quả sẽ là sự thất vọng và lo lắng. Thông thường, sự căng thẳng và hiệu quả thấp lại bị đổ cho “những sự việc bất ngờ”. Nếu bạn không biết mình đang làm gì và không làm gì, những sự việc bất ngờ chỉ là một cơ hội chứng tỏ sức sáng tạo và tài năng.
Thêm nữa, khi giỏ thông tin đầu vào và danh sách công việc bị bỏ qua quá lâu, những sự việc ngẫu nhiên trong các giỏ thông tin hay danh sách đó có xu hướng nổi lên thành những việc khẩn cấp. Việc bổ sung những việc tình cờ nảy sinh phi thể thức giống như đổ thêm dầu vào lửa.
Một số người sử dụng đặc tính của dòng chảy dường như vô tận những sự kiện hiển nhiên cần phải thực hiện cấp thiết như là cách để trốn tránh trách nhiệm xác định công việc và quản lý toàn bộ danh sách. Bạn sẽ rất dễ bị cám dỗ vào những việc không hoàn toàn quan trọng, đặc biệt nếu giỏ đựng thông tin đầu vào và hệ thống tổ chức cá nhân của bạn nằm ngoài vòng kiểm soát. Việc “quản lý bằng cách đi vòng quanh” quá thường xuyên là một lý do để trốn tránh hàng đống tài liệu không định hình.
Đây chính là lúc nhu cầu đối với một cuộc thi điền kinh kiến thức công việc xuất hiện. Hầu hết chúng ta không trưởng thành trong một thế giới cần thiết phải định rõ ranh giới công việc và quản lý số lượng lớn những nút thòng lọng để mở. Nhưng một khi bạn học được kỹ năng và thói quen xử lý thông tin đầu vào nhanh chóng và đưa vào một hệ thống được xác định chặt chẽ, bạn sẽ dễ dàng tin tưởng những yêu cầu đánh giá của mình về việc phải thực hiện cái gì, ngừng thực hiện cái gì và thực hiện cái gì thay thế.
Hoạt động cân bằng từng phút giây
Ở đẳng cấp đai đen, bạn có thể chuyển đổi nhanh như chớp từ chân này sang chân kia và ngược lại. Ví dụ, trong khi bạn đang xử lý giỏ thông tin đầu vào, người trợ lý thông báo cho bạn về một tình thế cần phải giải quyết ngay. Đừng toát mồ hôi, khay đựng giấy tờ của bạn vẫn còn ở đó với rất nhiều thứ cần được xử lý đang chất đống và luôn sẵn sàng để bạn có thể nhấc lên xem lại khi có thời gian. Khi đang nhấc ống nghe điện thoại, bạn có thể xem qua danh sách công việc và suy nghĩ cần phải làm gì tiếp theo khi kết thúc cuộc điện thoại. Khi đang đợi một cuộc họp bắt đầu, bạn có thể làm việc với nhóm “Đọc/Xem xét lại” mang theo. Và khi cuộc nói chuyện với sếp trong thời gian khoảng 12 phút mà bạn có trước khi cuộc họp tiếp theo bắt đầu, bạn có thể dễ dàng nhận ra cách sử dụng hữu ích khoảng thời gian đó.
Bỏ qua những việc xảy ra bất ngờ (thậm chí ngay cả khi có thể bỏ qua) sẽ là cuộc sống không có cơ hội, không có sự tình cờ ngẫu hứng và không có những giây phút tuyệt vời.
--Stephen Covey
Bạn chỉ có thể thực hiện một trong những công việc này tại một thời điểm. Nếu ngừng lại để nói chuyện với người nào đó, bạn sẽ không thể xử lý những công việc trong danh sách hay các thông tin đầu vào. Thách thức ở đây là bạn phải cảm thấy tự tin về những điều đã quyết định thực hiện.
Vậy bạn quyết định như thế nào? Điều này một lần nữa liên quan đến những đánh giá trực giác của bạn, công việc bất thường quan trọng thế nào so với các công việc còn lại? Bạn có thể để giỏ thông tin đầu vào không được xử lý và toàn bộ tài liệu không được xem xét lại trong bao lâu? Và bạn có thể tin tưởng mình đang đưa ra những quyết định đúng đắn (về việc cần phải làm cái gì) trong bao lâu?
Mọi người thường phàn nàn về sự ngắt quãng khiến họ không thể tập trung vào công việc. Nhưng không thể tránh khỏi sự ngắt quãng trong cuộc sống. Khi bạn giải quyết thành thạo và nhanh chóng các công việc nảy sinh và biết cách tổ chức để tận dụng những khoảng thời gian “vụn vặt” có được, bạn có thể nhanh chóng chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Bạn có thể xử lý email trong khi phải chờ một cuộc điện thoại. Nhưng bạn phải học cách sắp xếp hợp lý rất nhiều nhiệm vụ để có thể giữ cân bằng luồng công việc của bạn. Những lựa chọn của bạn vẫn cần phải kiểm tra, đối chiếu với mục tiêu và bản chất công việc của bạn.
Khả năng giải quyết những vấn đề nảy sinh bất ngờ là khả năng mang tính cạnh tranh của bạn. Nhưng tại một thời điểm nào đó, nếu bạn không bắt kịp tiến độ công việc và đặt mọi việc dưới sự kiểm soát thì việc chỉ bận rộn quanh quẩn với những việc cần phải thực hiện sẽ làm giảm hiệu quả của bạn. Và cuối cùng, để biết được mình có nên ngừng thực hiện những việc đang làm và chuyển sang việc khác không, bạn cần biết công việc đó đòi hỏi những gì và hòa hợp với những vấn đề khác trong cuộc sống của mình thế nào. Cách duy nhất để có được điều đó là đánh giá hợp lý cuộc sống và công việc của bạn dưới nhiều góc độ cũng như cấp độ khác nhau.
Mô hình sáu cấp độ đánh giá công việc của bạn
Mô hình sáu cấp độ công việc như chúng ta đã thấy ở:
• Trên 50.000 thước: cuộc sống
• 40.000 thước: tầm nhìn từ 3 đến 5 năm
• 30.000 thước: mục tiêu từ 1 đến 2 năm
• 20.000 thước : khu vực trách nhiệm
• 10.000 thước: các dự án hiện tại
• Đường băng: các hành động hiện tại
Mỗi một cấp độ phải được làm nổi bật và phù hợp với những cấp độ phía trên nó. Hay nói cách khác, sự ưu tiên của bạn được đặt theo thứ tự từ trên xuống dưới. Cuối cùng, nếu cuộc điện thoại bạn định thực hiện mâu thuẫn với mục đích và giá trị cuộc sống của bạn, thì bạn không cần gọi cuộc điện thoại đó nữa để hòa hợp với chính mình. Nếu cấu trúc công việc của bạn không phù hợp với vị trí mà bạn muốn đạt được trong một năm nữa và bạn muốn tiến đến vị trí mong muốn một cách hiệu quả nhất, bạn sẽ xem lại cách tạo dựng một khuôn khổ những lĩnh vực tập trung và trách nhiệm của mình.
Hãy xem xét ví dụ đầu tiên theo thứ tự từ dưới lên trên. Cuộc điện thoại bạn cần thực hiện (công việc) về vụ làm ăn bạn đang tiến hành (dự án) có thể làm tăng doanh số bán hàng (trách nhiệm). Vụ làm ăn này sẽ tạo cho bạn cơ hội thăng tiến trong đội ngũ bán hàng (mục tiêu công việc) vì thị trường mới mà công ty bạn muốn thâm nhập (tầm nhìn tổ chức). Và điều đó có thể giúp bạn tiến gần hơn đến con đường bạn muốn đi, cả về mặt tài chính và chuyên môn.
Hoặc, từ một hướng khác, bạn đã quyết định trở thành ông chủ của chính mình và giải phóng một số tài sản và tài năng cá nhân trong một lĩnh vực cụ thể nào đó cộng hưởng với bạn (cuộc sống của bạn). Do đó, bạn tự tạo việc làm cho mình (tầm nhìn) với một số mục tiêu hoạt động chủ đạo trước mắt (mục tiêu công việc). Điều đó tạo ra cho bạn một số vai trò quan trọng mà bạn cần phải thực hiện để tiến triển hơn (trách nhiệm) với một số kết quả ngay lập tức cần phải đạt được (dự án). Trong mỗi một dự án này, bạn sẽ có những việc cần thực hiện càng sớm càng tốt (các công việc tiếp theo).
Đầu tiên, chúng ta khám phá công việc và sau đó, chúng ta tự nguyện hiến dâng bản thân cho nó.
--Đức Phật
Phương pháp tốt nhất cho việc kiểm soát thoải mái và hiệu quả là quản lý các cấp bậc cân bằng. Tại bất kỳ một cấp bậc nào, điều quan trọng là bạn phải biết cách tốt nhất có thể để nhận ra những nút thòng lọng để mở, tất cả những việc chưa hoàn thành và các cam kết. Nếu không có sự chấp nhận và đánh giá khách quan điều gì là đúng trong hiện tại thì bạn sẽ luôn gặp khó khăn trong việc bố trí những bến bờ mới. Bạn có tin nhắn gì trong hộp tin thoại? Những dự án liên quan đến con cái bạn là gì? Bạn có trách nhiệm gì ở văn phòng? Điều gì thúc đẩy bạn thay đổi hay tạo động lực cho bạn sáng tạo trong vài tháng tới hay vài năm tới? Đây là những nút thòng lọng để mở trong tinh thần của bạn, mặc dù thường cần nhiều tiến trình nội tâm sâu sắc hơn để có thể nhận diện các mục tiêu lớn hơn và các xu hướng tinh tế hơn.
Nơi tốt nhất để thành công là nơi bạn ở đó với những gì bạn có.
--Charles Schwab
Có một điều kỳ diệu tồn tại trong cuộc sống hiện tại của bạn. Tôi luôn ngạc nhiên bởi sức mạnh của việc quan sát rõ ràng, đơn giản về cái gì đang diễn ra, cái gì là sự thật. Tìm ra những chi tiết chính xác trong đời sống tài chính cá nhân của bạn, làm rõ những tư liệu lịch sử công ty bạn sắp mua hay tìm hiểu thực tế ai đã nói gì với ai trong cuộc xung đột giữa các cá nhân có thể mang tính xây dựng, nếu không muốn nói là có tính hàn gắn.
Hoàn thành công việc và cảm thấy thoải mái có nghĩa là ở trong trạng thái sẵn sàng nhận thức, thừa nhận, quản lý hợp lý tất cả những điều bạn nhận thức được. Nắm bắt được nghệ thuật làm việc hiệu quả mà không bị áp lực.
Làm việc từ dưới lên
Để có thể tạo ra sự thống nhất hiệu quả trong cuộc sống cá nhân, sẽ hoàn toàn hợp lý khi bạn bắt đầu bằng sự phân chia rõ ràng từ trên xuống dưới. Hãy quyết định xem tại sao bạn lại ở trên hành tinh này. Hãy tìm ra loại hình cuộc sống, công việc và lối sống nào cho phép bạn hoàn thành cam kết đó tốt nhất. Loại hình công việc hay quan hệ cá nhân nào sẽ hỗ trợ cho hướng đi đó? Những nhân tố chủ chốt nào bạn cần phải đưa vào vị trí hay thực hiện ngay bây giờ, và bạn có thể thực hiện các hành động cụ thể gì càng sớm càng tốt để khởi động mỗi một sự việc trong số sự việc đó?
Thực tế, bạn có thể tiếp cận những ưu tiên của mình từ mọi cấp độ, tại mọi thời điểm. Tôi luôn có điều mà tôi có thể làm để nâng cao nhận thức và tập trung tích cực ở bất kỳ cấp độ nào. Tôi không bao giờ thiếu tầm nhìn để rèn rũa, mục tiêu để đánh giá lại, dự án để sáng tạo, hành động để quyết định. Thủ thuật làm việc là phải học cách để ý những việc cần làm tại thời điểm thích hợp, giúp bạn và hệ thống của bạn luôn ở trạng thái cân bằng.
Bởi vì mọi thứ cuối cùng sẽ được các ưu tiên ở cấp độ cao hơn điều chỉnh, nên bất cứ thông tin nào về sự ưu tiên của bạn sẽ hiệu quả nhất nếu bắt đầu từ trên xuống. Ví dụ, nếu bạn mất thời gian xác định sự ưu tiên, rồi sau đó phát hiện ra đó không phải là công việc mà bạn nghĩ phải làm và có thể bạn đã “lãng phí” thời gian và công sức lẽ ra dành cho việc xác định công việc tiếp theo thật sự muốn làm. Vấn đề là, nếu bạn không có khả năng kiểm soát mức độ thực hiện (các dự án và hành động hiện tại) và không có niềm tin về khả năng quản lý phù hợp các cấp độ này thì việc cố gắng quản lý bản thân từ trên xuống thường tạo ra sự thất vọng.
Từ thực tế đó, tôi đề nghị thay vì quản lý từ trên xuống sẽ là quản lý từ dưới lên. Tôi đã đào tạo mọi người theo cả hai hướng, và về lâu dài, tôi có thể trung thực nói rằng, việc giúp ai đó kiểm soát các chi tiết thế giới thực tại của họ rồi sau đó nâng cao dần trọng tâm từ những chi tiết ấy chưa bao giờ thất bại.
Lý do quan trọng nhất của làm việc theo hướng từ dưới lên trên là giúp cho tinh thần thoải mái để bắt đầu công việc, cho phép sự tập trung sáng tạo của bạn hướng vào những trọng tâm có ý nghĩa hơn và những tầm nhìn bị khuất mà bạn cần phải thử thách bản thân để nhận ra. Ngoài ra, phương pháp này có độ linh hoạt và tự do cao, bao gồm việc suy nghĩ, tổ chức rộng rãi và có hiệu quả, không quan trọng việc nó tập trung vào đâu. Hãy thay đổi cách nghĩ của bạn và tiến trình này sẽ giúp bạn điều chỉnh để đạt được tốc độ tối đa. Và việc biết được mình có khả năng đó giúp bạn tự tin để chơi một cuộc chơi lớn hơn. Đó thật sự là sự trao quyền hợp pháp.
Trong khi cấp độ “50.000 thước” rõ ràng là bối cảnh quan trọng nhất để có thể tạo ra các ưu tiên, kinh nghiệm của tôi cho thấy, khi hiểu được và thực hiện tất cả các cấp độ công việc mà mình tham gia, chúng ta có nhiều tự do và nguồn lực hơn để làm những công việc lớn hơn mà mình đang theo đuổi. Mặc dù phương pháp tiếp cận từ dưới lên trên không phải là sự ưu tiên mang tính khái niệm chủ đạo, nhưng từ khía cạnh thực tế, đó là nhân tố quan trọng nhất trong việc đạt được một cuộc sống thoải mái, có ích và cân bằng.
Đường băng. Điều đầu tiên cần làm là bảo đảm hoàn thiện các danh sách công việc của bạn (bản thân việc này cũng đã là một nhiệm vụ). Những người tập trung thu thập và đặt mục tiêu cho tất cả các hạng mục nhận thấy có nhiều thứ họ đã lãng quên, đặt nhầm chỗ hay đơn giản là không nhận ra.
Ngoài lịch làm việc, nếu bạn không có ít nhất 50 công việc tiếp theo và các hành động chờ đợi, tính cả các chương trình cho tất cả mọi người và các cuộc họp, thì tôi sẽ nghi ngờ việc bạn thật sự đã có tất cả chúng chưa? Nếu bạn tuân thủ triệt để những bước và hướng dẫn trong Phần II thì bạn có thể đã có chúng. Nếu không, và bạn muốn đạt được cấp độ này, hãy dành ra một chút thời gian để làm lại theo hướng dẫn từ
Khi có được cấp độ kiểm soát này ở hiện tại, bạn sẽ tự động có được cảm giác vững tin hơn về những ưu tiên trước mắt, điều dường như không thể có được bằng cách khác.
10.000 thước. Hãy hoàn thành danh sách “Các dự án” của bạn. Danh sách đó có bao gồm toàn bộ các cam kết bạn có và những cam kết đó là những việc đòi hỏi nhiều hơn hai hành động để hoàn thành không? Điều đó sẽ xác định giới hạn không gian làm việc hàng ngày của bạn và cho phép bạn có khoảng thời gian nghỉ ngơi dài hơn.
Nếu bạn có một danh sách hoàn chỉnh những gì bạn muốn xảy ra trong cuộc đời và công việc của bạn tại cấp độ 10.000 thước, bạn sẽ phát hiện ra có những hành động cần phải thực hiện mà bạn đã không nhận ra trước đó. Chỉ riêng việc viết ra bản kiểm kê hành động này sẽ tạo cho bạn có một nền tảng vững chắc hơn để đưa ra những quyết định về công việc bạn phải làm khi có thời gian. Khi có danh sách “Các dự án” được cập nhật, chúng ta thường phát hiện ra có những công việc cần được thực hiện trước nhằm tạo cơ sở cho những việc chúng ta quan tâm được hoàn thành.
Rất ít người có dữ liệu được vạch rõ và có sẵn ở dạng thức mục tiêu nào đó. Trước khi có bất kỳ thảo luận nào về những gì cần phải làm chiều nay, thông tin này cần phải có sẵn.
Một lần nữa, nếu bạn đã thực hiện phương pháp trong cuốn Hoàn thành mọi việc - Không hề khó, danh sách “các dự án” của bạn sẽ phải ở đúng vị trí của nó. Hầu hết các khách hàng của chúng tôi phải mất từ 10-15 giờ thu thập, xử lý và tổ chức để có thể tin tưởng hoàn toàn vào sự kiểm kê của mình.
20.000 thước. Đây là cấp độ của “trách nhiệm với các công việc hiện tại”. Xét về chuyên môn, điều này liên quan đến vị trí và công việc hiện tại của bạn. Về tính cá nhân, nó có thể bao gồm vai trò mà bạn đã đảm nhiệm trong gia đình, trong cộng đồng và dĩ nhiên là với chính bản thân bạn.
Một số vai trò của bạn có thể đã được định rõ và viết ra. Nhưng nếu gần đây bạn mới đảm nhiệm một vị trí và có một thỏa thuận về phạm vi trách nhiệm của bạn, đó cũng là một xuất phát điểm tốt. Nếu bạn đã từng thực hiện bất kỳ loại hình đặt mục tiêu và xác định giá trị cá nhân nào trong quá khứ và vẫn còn giữ những tài liệu đó, hãy đưa thêm những tài liệu này vào.
Tiếp theo, tôi khuyên bạn tạo ra và giữ một danh sách “Lĩnh vực trọng tâm”. Bạn có thể chia nó thành các danh sách phụ “Công việc chuyên môn” và “Cá nhân”, trong trường hợp bạn muốn sử dụng cả hai danh sách phụ cho bản tổng kết nhất quán. Đây là một trong những danh sách kiểm tra hữu dụng nhất bạn có thể tạo ra cho hệ thống tự quản lý cá nhân của mình. Nó không đòi hỏi phải hiệu chuẩn mỗi tuần một lần như danh sách “Các dự án”, mà sẽ có ý nghĩa trong một chu trình quay lại kéo dài hơn. Phụ thuộc vào tốc độ thay đổi của một số lĩnh vực quan trọng hơn trong đời sống và công việc của bạn, nó cần phải được thực hiện như là một hành động khởi sự cho các dự án mới tiềm năng khoảng từ 1 đến 3 tháng một lần.
Bạn có thể có khoảng từ 4 đến 7 lĩnh vực trách nhiệm chính trong công việc và một lượng tương tự lĩnh vực trách nhiệm trong đời sống cá nhân. Công việc của bạn có thể bao gồm: phát triển nhân viên, thiết kế hệ thống, lập kế hoạch dài hạn, hỗ trợ quản trị, marketing, lập lịch trình, hay trách nhiệm đối với các trang thiết bị, thi hành, kiểm soát chất lượng, quản lý tài sản,... Nếu bạn làm việc độc lập, sự chú ý của bạn sẽ tập trung vào nhiều lĩnh vực hơn so với khi bạn làm việc trong một tổ chức lớn. Ngoài ra, bạn còn có những lĩnh vực tập trung khác như vai trò phụ huynh, vai trò vợ (chồng), nhà thờ, sức khỏe, dịch vụ cộng đồng, quản lý gia đình, quản lý tài chính, tự phát triển, sáng tạo,...
Mục tiêu hoạt động của danh sách “Những khu vực trọng tâm” là đảm bảo bạn có tất cả các dự án và các công việc tiếp theo đã được xác định để bạn có thể quản lý trách nhiệm một cách phù hợp. Nếu bạn có ý định đánh giá những trách nhiệm này và đánh giá chúng khách quan trên khía cạnh bạn đang làm gì và đáng lẽ phải làm gì, bạn sẽ không nghi ngờ gì về việc phát hiện ra những dự án cần phải bổ sung vào danh sách “Các dự án”. Có thể trong quá trình tổng kết danh sách này, bạn quyết định một số lĩnh vực đã ổn và được quan tâm. Rồi sau đó, bạn có thể nhận ra một lĩnh vực nào đó đang bị phá hoại và cần phải tạo ra một dự án chống đỡ sự phá hoại đó. “Những khu vực trọng tâm” thật sự là phiên bản được xác định rõ ràng hơn và tóm tắt hơn danh sách “Khởi động” đã đề cập đến ở phần đầu.
Mọi khách hàng được tôi đào tạo trong hơn 20 năm qua đều nhận ra ít nhất một lỗ hổng lớn của cấp độ mà chúng ta đang thảo luận. Ví dụ, một cái “mũ” thông dụng mà các nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành thường mang là “phát triển nhân viên”. Sau khi suy nghĩ lại, hầu hết họ nhận thấy cần phải thêm vào một hay hai dự án trong lĩnh vực đó, ví dụ như “nâng cấp tiến trình đánh giá công việc”.
Một thảo luận về “ưu tiên” có thể sẽ phải kết hợp tất cả các mức độ của những thỏa thuận hiện tại giữa bạn và người khác. Nếu danh sách kiểm tra “mô tả công việc” của bạn đang hoạt động và hiện bạn đang giữ chúng, bạn có thể thấy thoải mái và kiểm soát hơn những người khác. Nó sẽ là một tiến trình dài chuyển các hy vọng sang tin tưởng khi bạn đưa ra những lựa chọn cần thiết phải làm cái gì.
30.000 thước đến trên 50.000 thước. Trong khi ba cấp độ thấp hơn chủ yếu liên quan đến trạng thái hiện tại của công việc − hành động, dự án và lĩnh vực trách nhiệm − từ cấp độ này trở lên là những nhân tố của tương lai, và định hướng, ý định của bạn là quan trọng nhất. Vẫn còn phải thực hiện một số kiểm kê trong giai đoạn bình ổn này nhưng nó nghiêng về “Cái gì là sự thật ngay trong lúc này, về nơi mà tôi đã quyết định tới và cách tôi đến được đó”. Điều này có thể thay đổi từ những mục tiêu trong một năm làm việc (30.000 thước) đến tầm nhìn ba năm cho sự nghiệp và giá trị cá nhân (40.000 thước), tới mục đích cuộc sống mang tính trực giác của bạn và làm thế nào để tối đa hóa sự biểu lộ của nó (50.000 thước trở lên).
Tôi gộp ba cấp độ trên ở đây bởi không dễ dàng phân loại các tình huống thành các cấp độ trong số các cấp độ này. Ngoài ra, vì Hoàn thành mọi việc - Không hề khó tập trung chủ yếu vào nghệ thuật thực hiện hơn là cách định nghĩa mục tiêu và tầm nhìn, tôi sẽ không đưa ra một sự kiểm tra khắt khe. Nhưng theo bản chất tự nhiên của nó, việc nghiên cứu này có thể rất phức tạp, bao gồm các chiến lược kinh doanh, phát triển tổ chức, vạch kế hoạch sự nghiệp và định hướng giá trị cuộc sống.
Trọng tâm mục đích của chúng ta là nắm bắt những nhân tố động lực tồn tại cho bạn trong thực tế hiện tại, xác định bảng kê công việc hiện tại thật sự của bạn là gì ngay trong lúc này. Định hướng hay mục tiêu của bạn có nên thay đổi không − dựa trên sự suy nghĩ, phân tích và trực giác sâu sắc hơn − cũng là một vấn đề cần bàn. Thậm chí ngay cả như vậy, có một thứ gì đó bạn có thể nhận diện ngay bây giờ giúp bạn thừa nhận sự đúng đắn trong suy nghĩ về công việc và điều gì là quan trọng trong công việc của bạn.
Nếu bạn có ý định vạch ra bức tranh khái quát về công việc sẽ làm trong vòng 12 đến 18 tháng từ bây giờ, hay bản chất công việc của bạn sẽ như thế nào tại thời điểm đó, thì nó sẽ châm ngòi nổ cho cái gì? Tại cấp độ nhạy cảm này, có thể có những vấn đề cá nhân bạn cần phải thả lỏng và các hệ thống cần phải phát triển để cho phép sự chuyển giao. Và vì chính công việc cũng là mục tiêu thay đổi, có thể cần có những dự án được xác định để đảm bảo khả năng tồn tại của đầu ra trong lĩnh vực của bạn.
Từ khía cạnh cá nhân, đây là nơi có thể bạn muốn xem xét những sự việc như: “Công việc của tôi đang bị đình trệ trừ khi tôi khẳng định cụ thể, rành mạch hơn về mục đích của nó cho sếp (hay sếp của sếp)” hoặc “Những việc mới mà các con tôi sẽ làm trong năm tới là gì và tôi cần làm gì khác vì điều đó?” hoặc “Tôi phải chuẩn bị những gì để có thể giải quyết vấn đề sức khỏe mới được phát hiện?”.
Bạn có thể đánh giá những cơ hội lớn hơn như: sự nghiệp của bạn sẽ diễn ra như thế nào? Cuộc sống của bạn sẽ thay đổi như thế nào? Tổ chức của bạn sẽ làm gì tương ứng với những thay đổi môi trường và điều đó có ảnh hưởng gì tới bạn? Đây là những câu hỏi của tầm nhìn 1 đến 5 năm. Khi hỏi những câu hỏi này, tôi nhận được các câu trả lời khác nhau với tầm quan trọng khác nhau của từng người.
Cách đây không lâu, tôi đào tạo một người làm việc trong một ngân hàng quốc tế lớn. Vài tháng sau ông ta đã áp dụng phương pháp này và kiểm soát được công việc hàng ngày của mình. Ông ta quyết định đã đến lúc bắt đầu đầu tư vào công ty công nghệ cao (Ý tưởng này vốn rất khó thực hiện với ông ta trước đó). Nhưng làm việc từ “cấp độ đường băng” khiến mọi việc dễ tiếp cận hơn và trật tự tư duy ở cấp độ này cũng tự nhiên hơn.
Nếu tham gia một dự án lâu dài (hôn nhân, con cái, sự nghiệp, công ty và nghệ thuật), bạn có thể thực hiện nó tốt khi nghĩ về việc bạn phải làm gì để quản lý các công việc theo hướng đó.
Những câu hỏi tư vấn ở đây là:
• Những mục tiêu và mục đích lâu dài hơn trong tổ chức của tôi là gì? Những dự án gì tôi cần liên quan đến chúng để hoàn thành trách nhiệm của tôi?
• Những mục tiêu và mục đích lâu dài tôi đã đặt ra là gì và tôi phải có những dự án gì để thực hiện chúng?
• Những thứ quan trọng khác đang xảy ra ảnh hưởng gì đến quan điểm của tôi về những điều tôi đang làm?
Dưới đây là một số ví dụ về những vấn đề nảy sinh trong công việc ở cấp độ này:
• Sự thay đổi bản chất công việc của bạn do sự thay đổi các ưu tiên của công ty. Thay vì quản lý tính hiệu quả của chương trình đào tạo tại nhà, bạn sẽ thuê ngoài.
• Hướng đi bạn thấy cần phải theo trong sự nghiệp. Bạn hiểu mình sẽ làm một công việc khác hẳn trong năm sau và cần thực hiện sự chuyển giao từ công việc hiện tại trong lúc xem xét các phương án chuyển đổi hoặc các cơ hội thăng tiến.
• Định hướng tổ chức căn cứ vào bối cảnh toàn cầu hóa và mở rộng bùng nổ. Bạn sẽ thấy rất nhiều chuyến giao lưu quốc tế lớn dành cho bạn, và căn cứ vào những sở thích, lối sống bản thân, bạn cần phải xem xét điều chỉnh kế hoạch sự nghiệp của mình.
• Những sở thích, lối sống và những nhu cầu thay đổi. Khi con cái lớn hơn, việc bạn phải ở nhà với chúng sẽ ít đi và sự hứng thú với việc đầu tư và kế hoạch về hưu tăng của bạn lên.
Ở cấp độ tư duy cao nhất, bạn cần đặt ra một số câu hỏi ở tầm cao nhất. Tại sao công ty của bạn tồn tại? Tại sao bạn tồn tại? Cốt lõi sự tồn tại của bạn, về mặt cá nhân hay tổ chức, ảnh hưởng gì đến sự lựa chọn của bạn? Đây là “một bức tranh lớn” với hàng trăm cuốn sách và chuyên viên giỏi và mô hình được dành cho việc giúp bạn nắm bắt.
“Tại sao?” là một câu hỏi lớn mà chúng ta phải giải quyết.
Bạn có thể có tất cả các cấp bậc khác trong cuộc sống và có một cuộc sống rõ ràng, được xác định và có tổ chức theo hình chữ T. Tuy nhiên, nếu bạn có một thắc mắc, dù nhỏ nhất, về việc bạn muốn hay bị hấp dẫn thực hiện cái gì ở mức độ sâu sắc nhất, thì bạn sẽ cảm thấy không thoải mái.
Ngừng suy nghĩ về những ưu tiên
Hãy dành ra vài phút để ghi lại những điều xảy ra với bạn sau khi đọc chương này. Cho dù những thứ nảy sinh trong đầu bạn ở các cấp độ cao hơn thì hãy ghi chúng lại và loại chúng ra khỏi đầu.
Sau đó, hãy xử lý những ghi chép. Hãy quyết định những điều bạn ghi lại có thật sự là những thứ bạn muốn thực hiện không. Nếu không, hãy ném chúng đi ngay hay để vào danh sách “Một ngày nào đó/Có thể” trong một tập tài liệu có tên “Những ước mơ hay mục tiêu mà tôi có thể xem xét vào một thời điểm nào đó”. Có thể bạn muốn tiếp tục tích lũy loại hình tư duy trong tương lai này và muốn luyện tập quy củ hơn − ví dụ bằng cách vạch ra một kế hoạch kinh doanh mới với đối tác, thiết kế và viết những ý tưởng của một giấc mơ với người bạn đời, tạo ra một đường hướng phát triển sự nghiệp cụ thể hơn trong ba năm tới hay đơn giản chỉ tìm cho mình một huấn luyện viên riêng − người có thể dẫn dắt bạn đi hết những tiến trình thảo luận và tư duy đó. Nếu bạn làm được như vậy, hãy đặt kết quả đầu ra đó vào danh sách “Các dự án” và quyết định công việc tiếp theo. Sau đó, hãy thực hiện chúng, chuyển chúng cho người khác làm hay để chúng vào các phương tiện nhắc việc trong một danh sách phù hợp.
Nếu tất cả những điều trên được thực hiện, bạn có thể muốn chuyển sự tập trung sang phát triển các dự án cụ thể đã được xác định nhưng chưa được bổ sung đầy đủ như bạn muốn. Bạn sẽ muốn đảm bảo thiết lập được một tiến trình xử lý theo “chiều dọc”.